Compliance en Protección de Datos Personales en Ecuador

La protección de datos personales además de ser una obligación legal en el Ecuador es una estrategia clave para fortalecer la confianza y credibilidad de tu empresa. Garantizar el correcto manejo de la información de clientes, proveedores y empleados contribuye a consolidar una cultura organizacional ética y transparente.

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento, establecen el marco legal para el manejo adecuado de la información personal. Su objetivo principal es garantizar el derecho fundamental a la protección de datos, promoviendo prácticas responsables y seguras en el tratamiento de la información.

La normativa se enfoca en varios principios fundamentales:

• Licitud y Transparencia: Los datos deben ser tratados de manera lícita, transparente y acorde a la finalidad específica para la que fueron recopilados.
• Minimización de Datos: Solo se deben recolectar los datos estrictamente necesarios.
• Integridad y Confidencialidad: Los datos deben protegerse contra el acceso no autorizado o el uso indebido.
• Responsabilidad Proactiva: Las organizaciones deben implementar medidas para garantizar el cumplimiento y demostrarlo cuando sea requerido.

¿Por qué es importante el tratamiento adecuado de datos personales?

Los datos personales son cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable, esto quiere decir que cualquier dato que pueda usarse para reconocer, localizar o contactar a una persona es considerado un dato personal.

Asegurar un manejo adecuado protege tanto al titular de los datos como a la empresa que los gestiona.

✅ Para el titular de los datos, la protección de su identidad evita que terceros usen su información para fines ajenos a los deseados, evitando robo de identidad o suplantación.

✅ Para la empresa, cumplir con la normativa evita sanciones y genera confianza en el mercado destacándose por sus buenas prácticas en privacidad y protección de datos, lo que resulta en un factor de competitividad importante.  

Principales roles en la protección de datos personales

La Ley de Protección de Datos Personales (LPDP) en Ecuador define tres actores fundamentales en la gestión de datos:

Responsable de Datos Personales:  Es la entidad (empresa, institución pública o persona natural) que decide cómo y para qué se tratan los datos personales.

• Define los fines y medios del tratamiento de datos.
• Es el principal obligado en materia de protección de datos.
• Debe responder ante los titulares y las autoridades en caso de incumplimiento.

Encargado de Protección de Datos Personales: Es la persona o entidad que trata los datos personales en nombre del responsable.

• Actúa bajo las instrucciones del responsable.
• No decide sobre los fines del tratamiento, solo ejecuta las órdenes.
• Debe garantizar medidas de seguridad adecuadas en el tratamiento de los datos.
• Puede ser un proveedor externo o un área específica dentro de la empresa.

Delegado de Protección de Datos (DPO):  Es el experto que asesora y supervisa el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de una organización.

• Debe ser designado por empresas que manejen datos sensibles o en gran escala.
• Su función es velar por el cumplimiento de la ley y asesorar al responsable.
• Actúa como enlace entre la empresa y la Superintendencia de Protección de Datos.

A continuación, un resumen de las diferencias claves:

Cinco obligaciones en el tratamiento de datos personales

1. Obtención del consentimiento por parte del titular:

Antes de recopilar y tratar datos personales, la empresa debe obtener el consentimiento libre, informado y explícito del titular. En algunos casos, como en datos sensibles, este consentimiento debe ser expreso y por escrito.

• Garantizar la seguridad de los datos personales:

Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Así también, implementar evaluaciones de riesgo y actualizar sus sistemas de seguridad constantemente.

• Permitir el ejercicio del derecho a los titulares:

Las empresas deben establecer mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, como acceso, rectificación, eliminación, oposición y portabilidad.

• Derecho de Acceso: Permite conocer qué datos personales están siendo tratados, con qué finalidad y quién los tiene.
• Derecho de Rectificación: Posibilita corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Derecho de Eliminación (Supresión o “Derecho al Olvido”): Permite solicitar la eliminación de los datos cuando ya no sean necesarios o cuando el tratamiento sea ilícito.
• Derecho de Oposición: Da la posibilidad de negarse al tratamiento de sus datos por motivos legítimos, especialmente en casos de marketing o decisiones automatizadas.
• Derecho a la Portabilidad: Permite recibir los datos personales en un formato estructurado y transferirlos a otro responsable del tratamiento.

• Notificar brechas de seguridad:

Si ocurre una filtración o incidente que comprometa los datos personales, la empresa debe notificar de inmediato a la Superintendencia de Protección de Datos y, en ciertos casos, a los afectados, detallando el tipo de datos comprometidos y las medidas tomadas para mitigar el impacto.

• Firmar contratos con los encargados del tratamiento:

Si una empresa delega el tratamiento de datos a un tercero (encargado), debe firmar un contrato que garantice el cumplimiento de la normativa y las responsabilidades del encargado, así como las medidas de seguridad adecuadas.

¿Qué puede hacer una empresa para un adecuado tratamiento de datos personales?

✅ Implementar un programa de compliance en protección de datos

• Designar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
• Capacitar al personal sobre buenas prácticas de privacidad.

✅ Desarrollar políticas y procedimientos internos

• Contar con políticas de privacidad y términos de uso claros.
• Establecer protocolos para el ejercicio de los derechos de los titulares.

✅ Garantizar medidas de seguridad adecuadas

• Implementar controles técnicos y organizativos para evitar filtraciones de datos.

✅ Tener un canal de atención a los titulares

• Facilitar a los clientes y empleados un medio accesible para ejercer sus derechos.

✅ Realizar auditorías y revisiones periódicas

• Evaluar el cumplimiento de la ley y hacer mejoras constantes en la gestión de datos personales.

El compliance en protección de datos implica adoptar buenas prácticas para gestionar los datos de manera ética y responsable. Descuidar cualquiera de estas dimensiones puede derivar en responsabilidad jurídica para la organización.

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