Introducción
Para cualquier empresa nueva en Ecuador que planea operar de forma legal, cumplir correctamente con las normativas laborales es esencial. No hacerlo puede generar sanciones financieras, multas, inconvenientes administrativos y riesgos reputacionales. Esta guía está diseñada para que seas capaz de entender lo básico, planear bien y anticiparte a errores comunes.
1. Marco laboral ecuatoriano
Antes de entrar en los detalles prácticos, conviene tener claro el marco legal general aplicable.
- Toda persona que trabaja para una empresa bajo subordinación, horarios, instrucciones, etc., es considerada trabajador en relación de dependencia.
- Desde el primer día de labores, el trabajador debe ser afiliado al IESS (seguro social).
- En Ecuador, las normas laborales están reguladas por el Ministerio de Trabajo (Reglamentos, Acuerdos Ministeriales) y el IESS para las obligaciones de seguridad social.
- En 2025, se han emitido nuevos actos normativos que fortalecen el control de las obligaciones laborales y los procedimientos de inspección.
- Por ejemplo, el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053 exige que el empleador, al terminar la relación laboral, registre datos del ex trabajador en el sistema del Ministerio de Trabajo.
2. Contrataciones: pasos y recomendaciones
A. Tipo de contrato apropiado
Dependiendo del tipo de actividad y previsibilidad de la relación laboral, puedes usar:
- Contrato a término indefinido: cuando la relación laboral es de naturaleza estable y permanente.
- Contrato a término fijo (temporal): válido para proyectos específicos, temporadas, campañas. Es importante que el contrato indique claramente duración, causas de renovación o término.
- Contrato a prueba: se puede disponer un periodo de prueba (“prueba laboral”) que no exceda los límites legales (normalmente un porcentaje del tiempo del contrato, dependiendo del régimen).
- Otras modalidades pueden estar reguladas dependiendo del sector (por ejemplo, contratos eventuales, por obra, etc.), siempre dentro del marco legal permitido.
B. Checklist mínimo antes de contratar
Antes de firmar un contrato laboral, asegúrate de:
- Obtener copia de documentos de identificación del trabajador (cédula, pasaporte si extranjero, visa laboral si aplica).
- Verificar antecedentes: referencias, experiencia, títulos, credenciales que acrediten lo declarado.
- Preparar contrato escrito, en español, con cláusulas claras sobre funciones, jornada de trabajo, remuneración, lugar de trabajo, periodo de prueba, beneficios, tiempo de término.
- Asegurar firma y fechamiento del contrato.
- Registrar al trabajador en el IESS desde el inicio (aviso de entrada).
- Establecer claramente remuneración de aportaciones o componentes adicionales, como bonos, comisiones y beneficios, para efecto de cálculos de aportes sociales y retenciones.
C. Registro del trabajador
- El empleador debe enviar al IESS el Aviso de Entrada del trabajador dentro de los plazos legales, para que quede afiliado desde su primer día.
- Cualquier variación — cambio de salario, cambio de categoría, destajos, suspensión, baja — debe notificarse mediante sistema al IESS (modificaciones).
- En caso de terminación de la relación laboral, debes remitir el Aviso de Salida al IESS en los plazos correspondientes.
3. Nómina: cálculo, componentes y pagos
La nómina debe elaborarse cuidadosamente, considerando diversos componentes que afectan las bases de cálculo de aportes, retenciones e impuestos.
A. Remuneración básica / salario
- La remuneración mínima correspondiente al mes debe respetar el salario mínimo legal vigente.
- Si hay componentes no remunerativos (viáticos, bonos no permanentes, gastos de representación), deben distinguirse claramente para que no se incluyan indebidamente en la base de aportes.
B. Bonificaciones, comisiones, horas extras, incentivos
- Las bonificaciones variables o comisiones integran la base imponible de aportes y retenciones si son recurrentes o sujetas a condiciones de desempeño.
- Las horas extras, recargos nocturnos o festivos deben pagarse conforme a la normativa laboral, con sus recargos respectivos.
- Siempre que haya pagos adicionales, se debe revisar que no se incurra en doble carga contributiva ilegal o que esos componentes estén bien documentados.
C. Deducciones obligatorias del trabajador
Al salario bruto se le pueden descontar:
- Aportes del trabajador al IESS (parte que le corresponde).
- Retenciones de impuesto a la renta si aplica.
- Otras deducciones permitidas por ley (anticipos, préstamos autorizados, retenciones judiciales, etc.).
- Fondos de reserva si procede: en Ecuador, el Fondo de Reserva corresponde al 8,33 % de la remuneración mensual gravada, para trabajadores del sector privado (si no han renunciado expresamente).
D. Pago de la nómina
- El pago debe realizarse en la fecha convenida, al menos una vez al mes, salvo que el contrato legalmente autorice otra periodicidad (semanal, quincenal, etc.).
- Debes entregar al trabajador un comprobante de pago detallado (recibo), que desglosa remuneraciones, deducciones, aportes.
- Si hay atrasos o pagos fuera de término, pueden generarse sanciones laborales o reclamos.
4. Aportes al IESS y obligaciones patronales
Una de las obligaciones más críticas de toda empresa es calcular y remitir los aportes al IESS correctamente y a tiempo.
A. ¿Qué tipos de aportes hay?
- Aportes del empleador (parte patronal)
Incluye la contribución al seguro social general, riesgos del trabajo, seguro colectivo, salud, etc. - Aportes del trabajador
Es retener del salario bruto la porción que corresponde al trabajador para su afiliación al IESS. - Fondo de Reserva
Como ya mencioné, porcentaje legal que el empleador debe destinar mensualmente, salvo renuncia del trabajador. - Otras obligaciones conexas
- En algunos sectores especiales, seguros adicionales o contribuciones especiales pueden aplicar.
- Verificación de condiciones del contrato, cumplimiento de convenios colectivos, si aplica.
B. Plazo y periodicidad
- Los aportes sociales deben ser liquidados y remitidos dentro del mes siguiente al que corresponde. Es común que el período de pago operativo sea entre el 1 y el 15 del mes siguiente.
- Si la empresa no remite puntualmente los aportes, genera mora, intereses y multas. No hay exoneración de sanciones por mora de aportes sociales.
- El IESS revisa periódicamente la mora patronal y puede aplicar medidas de cobro, embargos o sanciones.
C. Consecuencias del incumplimiento
- Multas, recargos e intereses.
- Posible bloqueo de fondos públicos a favor del IESS si la empresa es contratista del Estado.
- Limitaciones para contratar con el sector público o acceder a beneficios estatales.
- Reclamos laborales por parte de trabajadores, lo que puede derivar en inspecciones y sanciones administrativas del Ministerio de Trabajo.
5. Buenas prácticas y recomendaciones para empresas nuevas
Para minimizar riesgos y operar conforme a la normativa, te sugiero:
- Planificación desde antes de iniciar operaciones
Incluye en tu cronograma interno el diseño de contratos laborales, inscripción de IESS y simulacros de nómina. - Contrata asesoría legal-laboral local
Que conozca la normativa, los acuerdos ministeriales recientes y los criterios judiciales en Ecuador. - Mantén documentación ordenada
Contratos, anexos, comunicados, modificaciones, evidencias de firmados, comprobantes de pago, auditorías internas, etc. - Usa software de nómina confiable
Que calcule automáticamente aportes, retenciones, recargos, genere comprobantes e informes al IESS. - Establece controles internos de calendario
Recuerda fechas límite de pago, aviso de entrada/salida, modificaciones. Un fallo en el calendario puede generar sanciones evitables. - Capacita personal de recursos humanos o finanzas
Que conozcan las normas laborales, cambios normativos y obligaciones frente al IESS. - Haz auditorías periódicas de cumplimiento laboral
Revisa que no existan trabajadores no registrados, pagos fuera de normativa o aportes pendientes.
6. Cómo Hayu te apoya
En Hayu, somos tu socio estratégico en el proceso de aterrizaje empresarial en Ecuador. En materia laboral te apoyamos con:
- Diagnóstico laboral inicial: determinamos la estructura ideal de contratación según tu modelo de negocio y riesgos.
- Preparación de contratos adaptados: redactamos contratos customizados y alineados con la normativa ecuatoriana vigente.
- Inscripción y coordinación con el IESS: gestionamos el alta de empleados, avisos de entrada/salida y modificaciones.
- Implementación de la nómina: definimos el software, estructura salarial y plan de pagos, asegurando cumplimiento tributario.
- Monitoreo y seguimiento: te acompañamos en la remisión de aportes, correcciones y preparación ante inspecciones.
- Capacitación y auditoría: brindamos talleres internos y revisiones periódicas para prevenir sanciones.
Si estás planificando operar en Ecuador, agenda un diagnóstico de Soft Landing con Hayu y garantiza que tus contrataciones, nómina y aportes al IESS estén correctamente estructurados, evitando sanciones y riesgos legales.
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